Åpen, modig og kompetent
Kommunikasjonsstrategi for Trondheim kommune

Vi som er ansatt i Trondheim kommune har et ansvar for å formidle kunnskap om virksomheten vår til innbyggerne i byen. I dag kommuniserer Trondheim kommune gjennom mange kanaler. Dette arbeidet skal styrkes i tiden fremover. Denne kommunikasjonsstrategien er et viktig verktøy og rettesnor når kommunen skal samordne aktivitetene bedre og kommunisere tydeligere.

Kommunikasjonsstrategien er forankret i kommuneplanens samfunnsdel 2009-2020, offentlighetsloven og  kommunens fireårige handlings- og økonomiplaner. Kommunen har som offentlig instans egne forvaltningsoppgaver og beslutningsmyndighet på en rekke områder, og har ansvar for velferdsoppgaver som blant annet grunnskole, barnehage, primærhelsetjeneste, arealplanlegging og tekniske tjenester.

Trondheim kommunes hovedmål

1: I 2020 er Trondheim en internasjonalt anerkjent teknologi- og kunnskapsby

2: I 2020 er Trondheim en bærekraftig by, der det er lett å leve miljøvennlig

3: I 2020 er Trondheim en inkluderende og mangfoldig by

4: I 2020 er Trondheim kommune en aktiv samfunnsutvikler og attraktiv arbeidsgiver

Trondheim kommunes kommunikasjon skal støtte opp under hovedmålene.

Slik skal kommunikasjonen vår bidra til å nå disse målene

Trondheim kommune er en organisasjon der vi skal tenke modig, utfordre åpent og og handle kompetent. Verdiene skal også prege  vår kommunikasjon. Måten vi kommuniserer på skal bidra til at kommunens innbyggere har mulighet for demokratisk deltakelse og innflytelse på tjenestene våre. Vi må  ta i bruk innbyggernes kunnskap og ressurser for å utvikle Trondheim som en god by å bo i. Trondheim kommune er derfor avhengig av medvirkning, involvering og dialog for at byen skal blomstre. Kommunikasjon skal inngå i alle beslutnings- og arbeidsprosesser i kommunen. Kommunens legitimitet og omdømme er avhengig av samsvar mellom de forventningene innbyggerne har til våre tjenester og det vi leverer. Kommunikasjonsarbeidet skal også bidra til å synliggjøre Trondheim kommune som kunnskaps- og kompetanseorganisasjon.

Disse skal vi kommunisere med

Kommunikasjon er et lederansvar

Kommunikasjon i Trondheim kommune er et linjelederansvar. Det betyr at selv om kommunikasjonsoppgavene kan delegeres, er det lederens ansvar å sørge for at kommunikasjonstiltak blir utført. Rådmannen forventer at alle ledere og medarbeidere tar kommunikasjon på alvor og deler med hverandre slik at vi leverer gode tjenester til innbyggerne.

Dette vil vi oppnå med kommunikasjonen

Slik skal vi kommunisere under kriser
Hvem som kommuniserer på vegne av Trondheim kommune i en krisesituasjon avhenger av krisens art, og hvorvidt krisen håndteres på enheten eller er løftet til rådmannen. Arbeidsdelingen er i utgangspunktet slik at ansvaret ligger der arbeidet foregår til daglig. Ansvaret er delt slik:

Innbyggerne i Trondheim er en ressurs

Mer og bedre dialog med innbyggerne våre styrker muligheten for å komme fram til gode løsninger. Innbyggermedvirkning og delaktighet handler om å lytte til innbyggerne og involvere dem i utviklingen av Trondheim og våre tjenester. Vi ønsker at medvirkningen skal styrke tilliten til demokratiet og sikre at innbyggernes stemme blir hørt. Innbyggerne oppmuntres til selv å ta opp saker de er opptatt av og bidra til forbedring eller nye løsninger.
 

Her skal vi kommunisere (kanaler og virkemidler)

Trondheim kommunes viktigste digitale kanaler er kommunens nettsider, som skal være det stedet der man finner den informasjonen man trenger om kommunens tjenester. Digital dialog foregår via kommunens sosiale mediekanaler. Innbyggerne bruker sosiale medier i sin kontakt med oss, og vi deltar og svarer løpende på henvendelser som kommer. Trondheim kommune bruker også andre virkemidler/verktøy i sin formidling, som video og podcast. Vi har også et eget nettmagasin om byutvikling, www.trondheim2030.no

Eksterne media
Vi skal bruke eksterne media aktivt i kommunikasjonen vår. Media er viktig for å synliggjøre Trondheim kommune som en kunnskaps- og kompetanseorganisasjon, spesielt de regionale mediene Adresseavisen og NRK Trøndelag. Omtale i media  bidrar til å vise fram hvordan vi løser arbeidet vårt i det daglige. Vi er avhengige av media for å oppnå tillit i befolkningen, og henvendelser fra media er alltid prioritert.

Prinsippene våre knyttet til innsynsrett, meroffentlighet og personvern
Innsynsretten etter offentlighetsloven er knyttet opp mot en bestemt avgrenset sak eller dokument. Den som ber om innsyn i en sak, skal få det så sant ikke taushetsbestemmelsene som gjelder for saken gjør at opplysninger likevel ikke kan gis ut. Trondheim kommune praktiserer meroffentlighetsprinsippet. Det innebærer at vi skal vurdere om dokumenter som kan unntas, likevel kan utleveres. Da kan det hende at vi sladder enkelte opplysninger før utlevering av dokumentene. Kommunikasjon må aldri komme i konflikt med hensynet til folks personvern. Derfor må vi utvise varsomhet hvis folk oppgir personlig informasjon mot bedre vitende.  

Slik skal vi skrive: språk, stil og tone
Vi skal skrive og bruke et  klart og forståelig språk. Informasjonen fra kommunen skal utarbeides i tråd med retningslinjer for universell utforming. Den skal være tilgjengelig og forståelig for de aktuelle målgruppene og utarbeides etter språkrådets www.klarsprak.no og kommunens språkprofil. All informasjon i kommunen formidles på norsk, mens tilrettelegging av informasjon på andre språk vurderes ved behov. (Norsk når du kan, engelsk når du må).

Slik skal vi kommunisere internt (internkommunikasjon/ytringsklima)
Ansatte er kommunens viktigste ambassadører og ressurs. Det sitter en kommunalt ansatt ved nesten hvert eneste kjøkkenbord i byen vår, og holdningene og innsikten vår er med på å påvirke hvordan Trondheim kommune oppfattes av innbyggerne. Det skal legges til rette for god kommunikasjon og ytringskultur på enhetene.God kommunikasjonsflyt og godt ytringsklima gir bedre tjenester og effektiv jobbing, bedre samhandling, deling av kunnskap, økt kreativitet, jobbmotivasjon og trivsel på arbeidsplassen. I den arbeidspolitiske plattformen vår står det: Vi er en organisasjon som bygger på demokratiske verdier, der det er mulig å tenke modig og hvor ingenting er så hellig at det ikke lar seg diskutere. Ytringsfrihet betyr at vi aldri pålegges munnkurv, og den enkelte har et personlig ansvar for å sette søkelys på forhold som er problematiske og på muligheter for forbedring.”
 

Slik skal vi framstå visuelt

Kommunen er synlig på mange ulike måter gjennom nettsider, apper  trykksaker og annonser til skilt, klær og bygninger. Det er mange som møter det grafiske uttrykket hver dag. Den grafiske profilen er derfor en viktig del av kommunens identitet. Innbyggerne skal kjenne igjen den kommunale virksomheten og det kommunen står for gjennom vår visuelle profil. Den gir troverdighet, og bygger opp under Trondheim kommune som en solid tjenesteyter og viktig samfunnsaktør. Den visuelle identiteten skal også bidra til at kommunens ansatte kjenner at de er en del av den samme virksomheten.

 

Revidert og godkjent av rådmannens ledergruppe i januar 2019.